Інтеграція вимог економічної безпеки до бізнес-процесів у агротрейдингу



    Fenix Agro – високопрофесійна компанія, яка грає на ринку за правилами. Великий обсяг господарських операцій, значна кількість контрагентів становить великі ризики для економічної безпеки Підприємства. Тому основою успішного трейдингу є додержання стандартів безпеки на рівні всіх бізнес-процесів. Розробка та впровадження таких стандартів неможливі без глибокого вивчення та аналізу усіх існуючих на Підприємстві алгоритмів взаємодії на усіх рівнях та у всіх галузях діяльності.

    Тож, важливою складовою побудови архітектури економічної безпеки нашої компанії мав стати та став безпековий аудит, який мав на меті визначити рівень захищеності підприємства та віднайти слабкі місця. Вказаний аудит став першою стадією на шляху побудови єдиної комплексної системи захисту бізнесу Підприємства.

    У подальшому розробка та інтеграція безпекових вимог до бізнес-процесів відбувалася поступово, в рамках наступних стадій:

  • - стадія 1. Безпековий аудит бізнес-процесів;
  • - стадія 2. Розробка рекомендацій;
  • - стадія 3. Впровадження пропозицій.

    Загалом, безпековий аудит охопив такі аспекти діяльності компанії:

  • - статут, правові форми та повноваження;
  • - договірні відносини;
  • - кадри та персонал;
  • - фінанси та економіку;
  • - ІТ-галузь.

    Основною формою отримання інформації під час аудиту було інтерв’ю з працівниками відповідних підрозділів. Важливо на стадії планування інтерв'ю визначитись з ключовими особами на напрямках діяльності, типовими операціями, щоб уникнути дублювання вивчення однотипних процесів. Для цього, в першу чергу, необхідно опитувати керівників структурних підрозділів, а згодом переходити на нижчі щаблі.

    Таким чином, в ході безпекового аудиту було вивчено існуючі бізнес-процеси Підприємства, проаналізовані наявні горизонтальні та вертикальні зв'язки між персоналом та підрозділами, компетенції окремих працівників, керівників груп, відділів та директорів. Було виявлено «слабкі ланки» в ланцюгу безпеки Підприємства, наявні та потенційні загрози для бізнесу Підприємства.

    На підставі зібраної у ході аудиту інформації було сформовано ряд пропозицій для впровадження для керівництва Fenix Agro.

    Слід зазначити, що керівництво Підприємства дуже уважно поставилось до цих пропозицій, активно включилося до процесу їх вивчення та впровадження. Абсолютна більшість пропозицій було прийнято. Складений план заходів з метою визначення черговості виконання та відповідальних осіб.

    На прикладі окремих напрямків можна оцінити наслідки впровадження пропозицій за наслідками безпекового аудиту.

    Так, аудит договірних відносин включав в себе перевірку порядку погодження договорів, наявність типових (модельних) договорів, гармонізацію договорів в одному процесі; повноваження по підписанню; основні та обов'язкові умови в договорах: термін дії, порядок закінчення/продовження, штрафні санкції, арбітражні застереження і підсудність спорів, порядок переходу права власності, обміну документами; аналіз та перевірку контрагентів: актуальність даних, платоспроможність, повноваження підписантів, наявність та статус майна; реєстри договорів; контроль за закінченням строків дії договорів; порядок обміну підписаними екземплярами; зберігання оригіналів та їх інвентаризація.

    Перш за все у договірних відносинах була перевірка наявності типових (модельних) договорів. Зіткнувшись із тим, що таких договорів немає, ми проробили систему наскрізних угод, тобто закупка, перевезення та продаж, де всі умови поєднані між собою. Це є дуже важливим фактором, адже купуючи товар в одному місці, ми вже маємо знати, де ми його продамо та чим туди доставимо.

    Велику увагу було приділено аналізу та категоризації контрагентів. Адже наша компанія ніколи не працює із неперевіреними контрагентами. Це закон, від якого ми ніколи не відступимося. Тому за останній рік, компанія налагодила схему перевірки контрагентів, щоб уникнути всіх питань. Ми визначаємо контрагента категорії «0», якому ми не рекомендуємо давати передплату чи робити відстрочку платежу. Таке рішення може приймати тільки керівник на основі рекомендації Служби економічної безпеки. Тобто, система виплат вистроєна таким чином, щоб відвести менеджера від прийняття рішень щодо виплат. Тому повідомлення в автоматичному режимі переходять на керівників відповідних структурних підрозділів. Також, ми виділяємо контрагента з великим кредитом довіри. Тобто, це клієнт з яким ми довго працюємо, знаємо про його економічні можливості оплати і т.д. Питання глибшої категоризації контрагентів все ще залишається на стадії розробки в нашій компанії, адже контрагенти мають бути розділені за рядом категорій: фінансова стійкість, наявність досвіду співпраці, величина активів, середня сума в чеку, виробник-посередник-кінцевий споживач, категорія товару і т.п.

    Як наслідок аудиту договірних відносин, було розроблено «Положення про організацію договірної роботи».

    Не менш важливим під час аудиту було дослідження кадрової роботи, оскільки чисельність працівників компанії за роки її існування зросла від 40 до 140 чоловік. Як наслідок, повністю було виключено порядок випробувального терміну без офіційного оформлення. Також, запроваджено перевірку реального місця проживання співробітників компанії та налагоджено облік робочого часу за рахунок магнітних перепусток.

    В даний час Компанія працює над проектом «Документообіг», що має на меті мінімізувати ризики діяльності компанії в сфері обміну та обробки бухгалтерських та інших документів. Відповідно, робота проводиться в адміністративних та бухгалтерських блоках, bpm-системі, пошті.

    Важливо розуміти сутність аудиту та мати змогу виявити проблеми, які ховаються за багатьма чинниками. В нашому випадку було виявлено багато проблем пов’язаних із контрагентами. Наприклад, проблемні питання стану контрагентів у аграрній галузі: походження товарів для формування податкового кредиту; проблеми з трактуванням «ризикових контрагентів» з боку фіскальних органів, опосередкований тиск ДФС на суб'єктів агротрейдингу, а також недоброчесність контрагентів та їх посадових осіб. Досвід здійснення бізнесу у агросекторі вказує на значний обсяг «сірих» операцій, подекуди неправомірну матеріальну зацікавленість посадових осіб суб'єктів господарювання тощо. Тому, в планах компанії на поточний рік є побудова системи комплаєнс для упередження та уникнення можливої недоброчесності контрагентів.

    Керівництво та персонал Fenix Agro у повній мірі усвідомлюють усі ризики здійснення бізнесу в аграрній сфері та прагнуть стати важливим гравцем агроринку не тільки і не стільки за обсягом операцій, але й у побудові загальної системи чесної гри та додержання прозорих конкурентних умов для бізнесу.

Ігор Петровський, керівник служби економічної безпеки

×